Integritetspolicy

Selma Intelligence AB, org.nr 559370-9073, Stadsgården 6, 116 45 Stockholm, Sverige (“Selma”, “vi” eller “oss”) är leverantör av AI-driven mjukvara och molntjänster för B2B-försäljning, inklusive automatiserade utskick, konversationshantering och integration med kunders säljsystem (“Tjänsten”).

Selma är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker när du till exempel:

• beställer Tjänsten
• tar emot inloggningsuppgifter och blir Användare
• vi hanterar kundrelationen (såsom kundregister, notifieringar och fakturor)
• du kontaktar oss via våra supportkanaler
• du registrerar dig för evenemang, webbinarier eller utbildningar
• du besöker vår webbplats och accepterar cookies
• vi skickar marknadsföring (som du alltid kan avregistrera dig från)
• vi förbättrar och utvecklar Tjänsten och sammanställer aggregerad statistik

Personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas inom Tjänsten är den registrerade kunden (“Kunden”), till exempel ett aktiebolag, en säljorganisation eller en enskild näringsidkare. Användare (anställda eller konsulter till Kunden) med egna inloggningar benämns nedan “Användare”. Rollen Systemadministratör företräder Kunden i Tjänsten, hanterar användare och behörigheter samt kan ge instruktioner till oss om behandlingen av data (inklusive personuppgifter) inom Tjänsten.

I dessa fall agerar Selma som personuppgiftsbiträde på Kundens uppdrag. Våra organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder framgår av våra Allmänna Villkor, vårt Avtal om Personuppgiftsbiträde (DPA-avtal) och informationen på vår webbplats.

Vår behandling av personuppgifter omfattas av tillämplig lagstiftning, såsom dataskyddsförordningen (GDPR), inklusive den rättsliga grunden för behandling enligt dess artikel 6.1.a (samtycke), artikel 6.1.b (avtal), artikel 6.1.c (rättslig förpliktelse) och artikel 6.1.f (berättigat intresse).

De uppgifter som behandlas beror på din relation till oss (kund, användare, besökare) och typen av företag. Företagsuppgifter kan utgöra personuppgifter om du är enskild näringsidkare. När du lägger en beställning samlar vi in kontakt- och företagsuppgifter. Alla Användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter och online-identifierare som vi behöver för att tillhandahålla Tjänsten.

Vid registrering för evenemang eller webbinarier behöver vi din e-postadress och ibland namn, företag och befattning. När du kontaktar support kan kategorierna variera beroende på kanal; vanligen kontaktuppgifter, online-identifierare, företagsuppgifter och ärendets innehåll (ostrukturerat material).

En detaljerad förteckning över kategorier, ändamål, rättslig grund och lagringstider finns i Bilaga 1.

Vi behandlar personuppgifter för att tillhandahålla Tjänsten, fullgöra avtal, ge tillgång och support, förbättra användarupplevelsen i Selma och på webben samt för säkerhet, statistik och (frivillig) marknadsföring:

• för att identifiera dig och administrera konton och licenser
• för att tillhandahålla inloggning och säker autentisering
• för att hantera beställningar, fakturor och betalningar
• för att ge support och kommunicera i pågående ärenden
• för att förbättra och utveckla Tjänsten (såsom kvalitets- och användarstatistik i aggregerad form)
• för att genomföra evenemang och webbinarier samt skicka relevant information
• för att förmedla marknadsföring (som du kan avregistrera dig från)
• för att hantera cookies och liknande tekniker på webbplatsen (med ditt samtycke där så krävs)

Tjänsten använder artificiell intelligens, inklusive stora språkmodeller, för att generera kommunikation på Kundens uppdrag. Vi informerar dig om följande:

Modellträning: Vi använder inte Kundens innehåll eller kommunikation som genererats genom Tjänsten för att träna egna eller tredje parts grundmodeller, utöver vad som är nödvändigt för att tillhandahålla Tjänsten till den enskilda Kunden.

Automatiserat beslutsfattande: Selma fattar inte automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för enskilda inom Tjänsten. Om Kunden avser att använda Tjänsten för sådant beslutsfattande ansvarar Kunden för att etablera rättslig grund och skyddsåtgärder enligt artikel 22 GDPR.

Vi kan dela personuppgifter med våra leverantörer (personuppgiftsbiträden och underbiträden) inom EES för drift, support, lagring, analys och leverans av Tjänsten. Detta inkluderar leverantörer av AI-modeller, molninfrastruktur, e-postinfrastruktur och betalningshantering. En översikt över mottagare och lagringsplatser för varje behandlingsaktivitet finns i DPA-avtalet och på www.selma.ai, eller tillhandahålls på begäran.

Våra leverantörer är bundna av avtal som säkerställer ett skydd motsvarande det som krävs enligt GDPR. Vid aktivering av externa integrationer (exempelvis kopplingar till CRM-system) delas nödvändiga data med den valda tjänsteleverantören, på din eller Kundens begäran.

Vi kan också dela data inom vår koncern där så krävs för att tillhandahålla Tjänsten och fullgöra våra åtaganden. Myndigheter kan få tillgång till data om vi enligt lag är skyldiga att lämna ut dem.

Överföring till tredje land utanför EES sker endast med stöd av lämpliga överföringsmekanismer enligt kapitel V i GDPR, inklusive Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler och kompletterande skyddsåtgärder där så krävs.

Vi sparar data så länge kundrelationen består eller så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid Avtalets upphörande raderar eller anonymiserar vi data inom nittio (90) dagar, om inte tillämplig lag, domstolsbeslut eller myndighet kräver längre bevarande. Viss data kan anonymiseras för statistiska ändamål.

Data kan bevaras med stöd av intresseavvägning för säkerhets- eller ekonomiska skäl, samt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (exempelvis enligt preskriptionsregler). Bokföringsunderlag bevaras i sju (7) år enligt bokföringslagen (1999:1078). Avtalsdokumentation kan bevaras i upp till tio (10) år enligt preskriptionslagen (1981:130).

I Tjänsten kan Systemadministratören radera data; där detta inte är tekniskt möjligt ska Systemadministratören kontakta oss.

• Rätt till information:Du har rätt att få information om när dina personuppgifter behandlas.
• Rätt till tillgång:Du kan begära bekräftelse och få en kopia av dina personuppgifter.
• Rätt till rättelse:Du kan få felaktiga uppgifter rättade och kompletterade.
• Rätt till radering:I vissa fall kan du få data raderad (med undantag såsom rättsliga förpliktelser).
• Rätt till begränsning:I vissa fall kan du begära begränsning av behandlingen (exempelvis när du invänder eller när det finns felaktigheter).
• Rätt att invända:Du kan invända mot behandling som sker på grund av berättigat intresse.
• Rätt till dataportabilitet:Där behandlingen sker på grund av samtycke eller avtal kan du få data i strukturerat format.
• Rätt att invända mot automatiserat beslutsfattande:Du har i vissa fall rätt att inte omfattas av automatiserade beslut med rättsliga följder. Selma använder inte för närvarande sådan behandling i sin egen verksamhet som personuppgiftsansvarig.
• Rätt att återkalla samtycke:Där behandlingen sker med stöd av samtycke kan du när som helst återkalla det (exempelvis för cookies eller kameraåtkomst i app).
• Rätt att lämna klagomål:Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, imy.se) eller din lokala dataskyddsmyndighet. Vi uppskattar om du kontaktar oss först och ger oss möjlighet att lösa frågan.

Kontakt för rättigheter och frågor: privacy@selma.ai.

Om du har frågor om denna policy eller vår behandling av personuppgifter, eller vill radera eller rätta data, kontakta oss på privacy@selma.ai.